Logística de entrada

Logística de entrada

El valer de su gestión.

Generalmente cuando se busca optimizar procesos, para reducción de costos,  muchos se enfocan en la gestión que se realiza con los inventarios, el nivel  de los stocks y la gestión en la administración de bodegas, buscando encontrar anomalías en los procesos internos que se desarrollan en la organización, pero pocos realizan su análisis desde la logística de entrada.

Hoy, es inconcebible que la gestión de aprovisionamiento no se encuentre integrada a la planificación estratégica de la empresa. Atrás, quedó el concepto de evaluación de desempeño en base a la reacción, frente a pedidos urgentes para evitar quiebres de stock (“apagar incendios”), mediante una política reactiva; ya que sus efectos resienten la fidelización cliente - empresa.

La buena gestión, en materia de logística de entrada, se traducirá no solo en contar con la disponibilidad requerida de insumos para la elaboración de los productos o el servicio que la empresa entrega. Además, permitirá una estrecha relación con los proveedores (gestión de proveedores), quienes lejos de sólo proveer, deben ser considerados un eslabón primordial en el proceso; ya que gracias a una buena gestión, se pueden obtener acuerdos de largo plazo y sobre todo asegurar la calidad de los productos que necesita la empresa para desarrollar sus actividades y entregar sus propios productos o servicios en la calidad, lugar, tiempo y cantidad requeridos. El impacto de su comportamiento repercute directamente en todo el proceso, no solo en el cumplimiento de su misión como organización; ya que el producto o servicio lo realizará, pero ¿a qué costo?

La logística de entrada, por lo tanto, es mucho más e igual de importante que la gestión de inventario, almacenamiento y despacho. De ahí, la importancia de establecer una adecuada política logística como parte de la planificación estratégica de la empresa.

 Al fijar los niveles de producción, conforme los objetivos definidos, permitirá una ordenada planificación de inventario. Cabe destacar, que del análisis que se realice en base a los objetivos de la organización, se podrán establecer los niveles operativos para cada SKU (Stock Keeping Unit), independiente de las definiciones que de estos se hagan (niveles máximo, mínimo y de seguridad). La política logística que se establezca, deberá manejar variables en busca de un equilibrio que la mantenga dentro de los márgenes operativos, de inversión y riesgo aceptables, de forma tal que le permitan sostener las operaciones de la organización (algo nada fácil), si además debe considerar el comportamiento del mercado y la data existente en registros históricos de adquisición y producción, para predecir escenarios, visualizar las tendencias y de esta forma adoptar decisiones que le permitan alcanzar el óptimo nivel de inversión. La actividad es compleja y no menor.

La gestión de bodegas, es la otra parte de la logística de entrada e igualmente algo a considerar. Literatura sobre almacenamiento hay de sobra, pero inexplicablemente, la experiencia vertida en ella no se aplica (excepto en las grandes cadenas), quedando generalmente a criterio del jefe de bodega que dispone del almacenamiento a gusto, no respetando las disposiciones y condiciones de estiba establecidas. Una mala administración puede repercutir en el deterioro del SKU, extravío, vencimiento o contaminación. Finalmente extra costo.

El ideal, es que todos planifiquen de manera conjunta, con el mayor grado de empatía respecto de la función y costos que deben asumir cada parte de la organización, pero la realidad está lejos de ser así. Todos quieren por un lado reducir costos y por el otro, el máximo de disponibilidad de SKU, para producción. Siendo en esta etapa, fundamental el liderazgo gerencial que los acerque a los objetivos de la empresa, tanto en costos como en producción. Aunque no sean del todo bien  recibidas por parte de algunos actores en la cadena; ya que no es posible una adecuada gestión cuando existen visiones parciales de un problema, cuya génesis y repercusiones son de carácter estratégico.

Gran responsable de las decisiones adoptadas que se materializan en los stocks de inventario, son producto de la incertidumbre que generan los factores externos y las decisiones económicas basadas en análisis técnicos, que deben conciliar data con un ambiente operacional complejo y distinto, cuyo comportamiento afecta de diferente forma a cada organización.  

Lo anterior, conlleva decisiones que podrían considerar incluso la tercerización de etapas con el propósito de lograr los objetivos establecidos, para lograr el equilibrio deseado entre costo, producción y calidad de servicio.

Por lo tanto, el lector concordará con lo imprescindible que es considerar la logística de entrada desde el proceso de planificación estratégica de la empresa, hasta la entrega del producto o servicio al cliente; ya que a través de una política logística (adecuada a los objetivos de la organización) permitirá optimizar las adquisiciones y el control en los procesos internos, adicionándoles valor agregado, aspecto que no sólo reducirá costos; si no que además, contribuirá a la imagen corporativa e incrementará la ventaja competitiva de la empresa. 

Su impacto en la planificación estratégica

Cuando se analiza la planificación estratégica de una empresa, no siempre se aprecia directamente la planificación logística de ella.

A pesar, de contener cómo se formulan, implementan y evalúan las disposiciones que permitirán la funcionalidad de las diferentes áreas, con sus objetivos, poco se reconoce en ella la vital participación de la planificación logística en todo el proceso de análisis y definición de las tareas como de los objetivos para cumplir la misión establecida y con ello alcanzar en un horizonte establecido, la visión.

Esta función (en el plano militar) o área (en el comercial), tiene una amplia e importante participación en los lineamientos estratégicos de la empresa, aspecto que no siempre es debidamente reconocido, siendo relegado a segundo plano o incluso  asociado a otra parte de la gestión empresarial. No obstante, lo cierto es que es una poderosa herramienta que siendo bien administrada, impacta directamente en la gestión gerencial de la empresa.

Basada en el resultado de estudios y análisis elaborados a través de la logística pura, la planificación logística, busca soluciones a los problemas de la gestión empresarial mediante la logística aplicada y la experiencia logística de su recurso humano; ya que no todo funciona como indican las simulaciones.

La fase de planificación logística, no siempre es debidamente incorporada al proceso de gestión estratégica de la organización, debiendo posteriormente, hacer los esfuerzos necesarios para operativizar lo diseñado por operaciones y los alcances definidos por la administración. Sin embargo, a mi juicio, esto es poner la carreta delante de los bueyes, por la sencilla razón de ser la logística la que aterriza los alcances y capacidades de la gestión que posee en la realidad la organización.

Si se analiza desde el punto de vista del ideal de una visión organizacional, generalmente es lograr máxima eficiencia, buscando posicionarse antes de un período definido de tiempo, entregando el satisfacción a los clientes y etc., etc., ¿cómo logra eso?, bueno, en gran medida gracias a una adecuada planificación logística; ya que es ella la que incide directamente adicionando valor agregado al servicio o producto que entrega la empresa. Por lo tanto, es una de las áreas más importante de la gestión y no una consecuencia de lo definido por otras.

La apreciación logística, que en resumen busca obtener una solución organizada y racional con los medios disponibles, es fundamental al momento de definir las capacidades de la organización; ya que de ello dependerá el esfuerzo logístico necesario para operar y sostener las operaciones. De ahí, que considerar la apreciación logística al momento de realizar la planificación estratégica es fundamental.

La sensibilidad obtenida, permite visualizar cómo se desarrollará la SCM (Supply Chain Management); es decir,  contribuye a la estrategia, cooperando en la gestión y facilitando el control de las diversas actividades que comprenden todo el proceso, mediante el análisis de la factibilidad logística para la materialización de una actividad, determinando sus limitaciones y deficiencias lo que contribuirá a aumentar su capacidad de resiliencia ante eventos, permitiendo la continuidad de las operaciones, brindándole flexibilidad y priorizando las actividades dentro del proceso.

Lo anterior, no es menor; ya que de ello dependerá la determinación de los niveles operacionales necesarios para la continuidad de las operaciones de la empresa y de satisfacción de la demanda de los clientes.

Además, como parte del proceso de análisis logístico, se obtiene una apreciación del costo que tendrá el sostenimiento de las operaciones de la SC; es decir, el ILS (Integrated Logistic Support, ILS), costos que no siempre son considerados desde los inicio de las operaciones y que cuando aparecen nadie los quiere asumir.

Conceptualmente, una adecuada planificación logística, busca definir los medios necesarios para satisfacer una necesidad, pero en la práctica, dependiendo del rubro de la organización, es contribuir a la definición de los procesos y medios necesarios para obtener un producto óptimo, en la calidad y cantidad requerida y entregarlo al cliente en el mínimo tiempo posible, dónde lo necesite

Por otro lado, el valor agregado que aporta la gestión logística mediante una adecuada planificación, es significativo, permitiendo adicionar mejoras no sólo en calidad y en la agilidad del desarrollo de los procesos mediante la optimización de los mismos; ya que incide directamente en la reducción de los costos.

Suena lógico, pero aunque no lo crea, hay empresas que funcionan de manera reactiva en su logística.

Emergencias, el impacto en el turismo.

Mis vacaciones familiares transcurrían plácidamente en República Dominicana, todo hacía presagiar un período de descanso reponedor y alegre.

Días antes de viajar, obviamente, preparé (créame no soy exagerado) elementos de primeros auxilios y seguridad, que me permitieran sobrellevar alguna situación anómala y evitar así estropear nuestras vacaciones. Por su parte, Guacolda Astaburuaga (mi señora), mencionó haber contratado un seguro de viaje, aspecto que generó más de una discusión, principalmente por la poca fe que yo le tenía a ese tipo de producto, costándome en buen chileno, más de un apelativo (no adecuado para reproducirlo en este texto), que ciertamente reflejaban mi poca inteligencia y actitud avara.

Ya en el hotel, mientras disfrutábamos de un cóctel a la orilla de la piscina, Guacolda se quejó de la picadura de una abeja. Por supuesto, las risas y bromas afloraron de inmediato, pero a los pocos segundos su pulso cambió y comenzó a desvanecerse. A pesar de aplicar mis conocimientos básicos sobre primeros auxilios, relativos a detección y tratamiento de un estado de shock, poco pude hacer. Alerté al personal del hotel, quienes solicitaron una Paramédico. A los pocos minutos, mi mujer se encontraba inconsciente en la enfermería del hotel y era trasladada de urgencia a una clínica local.

El diagnóstico: “Anafilaxia”; es decir, una reacción grave a la toxina del veneno de abeja. Aplicado el tratamiento a tiempo, su recuperación fue rápida y continuamos nuestras vacaciones.

Lo cierto es que, gracias a la intervención del personal del Hotel, el tratamiento fue aplicado con prontitud y efectividad, pero ahora venía la otra parte, había que cancelar los costos.

En fin, tanto para el hotel como para  nosotros, fue estresante, pero a la vez sumamente educativo. Lo relatado de manera tan somera, fue un episodio angustiante, que tuvo afortunadamente un final feliz y dejó valiosas experiencias, a saber:

La prevención es un tema importante para los turistas durante un viaje, al igual que aquellos aspectos relativos a seguridad (prevención del delito del país o región que se visita); ya que la experiencia vacacional, será un factor decisivo al momento de analizar si realiza nuevamente un determinado programa vacacional o utiliza los servicios de un operador turístico determinado. De ahí que no es menor este aspecto.

Según la Organización Mundial de la Salud (World Health Organization, WHO), el factor de riesgo dependerá de[1] :

• Medio de transporte utilizado
• El destino escogido (para mayores antecedentes, visite “Viajes internacionales y salud” de la WHO[2])
• La duración del viaje y la estación del año en que se realice.
• El propósito del viaje (placer o negocios; ya que ello determinará las actividades que realice)Ya que el turista se expone a la práctica de actividades que normalmente no realiza (buceo, skydiving, escalamiento, salto en benji, etc.)
• El estándar de las acomodaciones con que cuente el destino y el medio de transporte escogido.
• Las condiciones de higiene y salud presentes.
• El comportamiento del turista.
• Afecciones o trastornos ocultos que tenga el turista y que se acentúen por factores presentes en el área de destino o el azar, como fue el caso de Guacolda.

A lo anterior, se debe agregar que el incremento en el porcentaje de personas que realizan actividades turísticas se ha masificado y globalizado gracias al rápido desarrollo y multimodalidad de los medios de transporte , principalmente debido al incremento en el poder adquisitivo, aspecto que se ha manifestado transversalmente en la sociedad, dejando de ser una actividad de pocos. Asimismo, esta apertura económica, se ha proyectado a nuevos destinos, los que en oportunidades no ofrecen índices de seguridad aceptables, pero que son de interés de un segmento de público, donde la percepción del riesgo es distinta entre cada persona, lo que altera cualquier análisis.

Aunque la entrega de información sobre aspectos que guarden relación con prevención y seguridad, es algo compartido entre las autoridades gubernamentales, agencias de turismo y organismos internacionales, el lector concordará que  es responsabilidad del turista el obtenerla, prever y contribuir a reducir el riesgo, debiendo siempre primar el sentido común.

Ahora, desde el punto de vista del prestador de servicios, independiente de la causa y responsabilidad que le competa al turista por el azar o debido a su comportamiento en materia de prevención o seguridad, esto puede generar negativos que incidan en la imagen corporativa de la organización. Por lo tanto, es sumamente importante cómo se manejan; ya que puede repercutir en el comportamiento futuro para repetir la experiencia vacacional en el mismo lugar o utilizar los servicios para otro destino.

Como vemos los términos prevención y seguridad (Safety and Security) están sumamente ligados en termas de turismo. Al respecto, Tarlow[3] lo define como “tourism surety”, sin hacer distinción entre ambos términos; ya que ambos están relacionados a la protección del turista frente a las amenazas y riesgos (hazards and threats)

Independiente de cómo se le defina, la percepción que exista en materia de medidas preventivas frente a amenazas y riesgos, son vitales al momento de escoger un destino y medio de transporte. Esto, porque el impacto que tiene un evento en un lugar remoto, impacta con mayor fuerza que uno ocurrido en un destino frecuente.

Para terminar, les cuento que gracias al seguro de viaje contratado por Guacolda, bastó una llamada telefónica, el envío de la factura y todo se solucionó entre la empresa aseguradora, el hotel y la clínica; es decir, sólo cancelé el valor del seguro, que correspondió a un décimo o menos del valor total del tratamiento y traslado. Claro está que ahora soy un acérrimo defensor y promotor de los seguros de viaje.

[1] http://www.who.int/ith/precautions/travel_related/en/

[2] http://www.who.int/ith/en/

[3] El Dr. Peter E. Tarlow es un orador de renombre mundial y experto especializado en el impacto de la delincuencia y el terrorismo en la gestión de riesgo de la industria del turismo y eventos. http://www.tourismandmore.com/people/peter-tarlow/

El Plan de emergencia familiar

Extensa es la literatura respecto de cómo confeccionar un Plan familiar para enfrentar una emergencia, pero seamos sinceros NADIE o CASI NADIE lo hace, incluyo a quienes trabajamos en el área. No se imagina las veces que les he dicho a mis hijos revisen sus mochilas para emergencia……. en resumen, lo hago yo.

“En casa de herrero, cuchillo de palo”, así reza un popular dicho que refleja una realidad no menor respecto del grado de conciencia existente en la ciudadanía. Los esfuerzos por concientizar a la población no son menores y en particular no exento de dificultades, especialmente para las empresas que buscan emprender en este terreno; ya que es como vender extracto de “Emergedol purificado”, compuesto que mitiga y previene las emergencias. Algo que le dicen que será de utilidad y le ayudará a reducir el impacto de un desastre, pero que sólo quienes la ofrecen y se manejan en el medio conocen su importancia.

La preparación y prevención en materia de desastres o emergencia, es algo que el gobierno auspicia a través de la Oficina Nacional de Emergencia del Ministerio del Interior y Seguridad Pública (ONEMI), pero que es ofrecida principalmente a sectores fiscales menos beneficiados; ya que no tiene injerencia educativa sobre el sector privado. No al menos de forma directa.

Loa planes de emergencia y estudios de seguridad, los exige la ley, pero no son completamente implementados o concienzudamente revisados, ni apropiadamente difundidos en las empresas (generalmente está para “el sumario”) y no están plenamente integrados. Es una realidad; ya que en general no se asocia la ocurrencia de una emergencia producto de un evento de seguridad, algo que es absolutamente posible, especialmente en tiempos en que hay actos de sabotaje y terrorismo en sectores públicos, pero no se preocupe, eso sólo ocurre en otros lugares y es parte de la parrilla noticiosa.

Por su parte, un Plan de emergencias, no es otra cosa que el resumen de una previsión de actividades a desarrollar en caso de ocurrir un evento. Es decir, quienes tienen que hacer qué, cuándo y dónde.

No es necesario que sea escrito, pero esencialmente debiera contener los siguientes puntos y no es que sean fundamentales, puede contener lo que Ud., quiera, pero se aconseja seguir una estructura para evitar la omisiones importantes.

Si lo vemos desde un punto de vista más práctico considera:

• Iniciación: interés por hacer algo al respecto, frente a la ocurrencia de un evento; ya sea de motu proprio o al conocer experiencias de vecinos o amigos.
• Orientación: definir qué pretendo lograr planificando esto. (no pasar hambre, poder evacuar a otra zona, prevenir, etc.)
• Desarrollo del concepto: análisis y definición de qué voy o vamos a hacer en cada situación. En el fondo es una guía.
• Desarrollo del Plan: considerando todo lo visto anteriormente, escribir o conversar con todos los participantes, la idea de maniobra, qué equipo, ropa y medios se utilizarán y las diversas acciones que se realizarán, según lo que ocurra.

No es más que lo indicado, pero si Ud., quiere hacer algo más académico, visite la página de ONEMI y descargue el Plan Familia Preparada[1] o de empresas que participan en este rubro y encontrará los formatos y ejemplos de cómo realizar un plan detallado (hay municipalidades más preparadas que también los ofrecen).

Ahora, respecto del kit ideal para emergencias, es:

“El que de acuerdo a las condiciones climatológicas, sus condiciones físicas (capacidades y limitaciones), características estructurales de su entorno, recursos económicos disponibles, hora en que ocurra el evento y tiempo que deberá permanecer en una determinada condición”.

Es decir, ¡NO EXISTE!, sí lamento decirle que aunque se haya comprado la mejor mochila, cocinilla o frazada térmica, nunca podrá prever todo, ni andar con todo a cuestas, pero sí lo enfrentará de mejor forma que alguien que no tenga nada preparado, eso es indiscutible. No se amargue si no cuenta con recursos necesarios, quizá tenga más de lo que realmente necesita en su hogar, revise, sea práctico.

Un consejo sano es, en la medida de sus posibilidades, realizar cursos de capacitación en primeros auxilios, búsqueda y rescate, preparación para desastres, etc., son conocimientos y habilidades que perduran y brindan tranquilidad y confianza para actuar en una emergencia. Mientras ONEMI no sea capaz de implementar programas masivos, que abarquen a todo el espectro social, una buena alternativa son entonces las empresas que imparten es tipo de capacitaciones, no se arrepentirá. Es una buena forma de invertir (seguridad), es como pagar por un curso de natación para sus hijos, el próximo verano no se preocupará tanto sabiendo que va a la piscina solo.

Mientras consigue “Emergedol purificado”, considere lo siguiente: Ud., bien sabe, que la rotura de una matriz, un incremento en el porcentaje de lluvia o un choque en la autopista, son suficientes para que su rutina diaria se afecte. Eso, sin mencionar la ocurrencia de un incendio o algo mayor. Entonces ¿qué hace?, le exige al Estado, porque es su Derecho o ¿no?, claro, vea la TV todos reclaman eso, observe cómo cada vez que ocurre algún evento, las personas se sientan en la vereda a esperar que llegue la ayuda, porque es obligación del Estado y debe vestirlos, alimentarlos y abrigarlos; de otra forma la desnutrición, deshidratación y enfermedades asociadas, son culpa de la administración y organismos respondedores que no actúan de forma eficaz.

…………. pero no ha pensado por un sólo instante, que esa ¡responsabilidad parte por Ud!, ¡SÍ Ud!, el impacto de los eventos naturales o antrópicos, puede perfectamente ser mitigados, en parte, gracias a la preparación personal, pero claro, es más fácil pedir. El Estado tiene responsabilidades y obligaciones, no hay duda, pero esto ¡es compartido! 

Para terminar, deseo informar que el extracto de “Emergedol purificado”, se encuentra agotado, por lo que tendrá que prepararse como el resto, haciendo su propio Plan de emergencia y tomando sus propios resguardos.

Firma

Milko Medic Lillo

Vendedor de “Emergedol purificado” para emergencias e instructor en materia de preparación para de desastres.

[1]Plan Familia Preparada http://familiapreparada.cl/wp-content/themes/fam/pdfs/manual-familia-preparada.pdf